Wat is Microsoft 365?

Op kantoor, thuis en onderweg werken in Microsoft Office

Microsoft 365 is de nieuwe naam voor Office 365. Microsoft 365 is een verzamelpakket van meerdere Microsoft producten. Zo zit het volledige Office 2021 pakket erin met de vertrouwde Microsoft programma’s Word, Excel en Outlook. Daarnaast bevat Microsoft 365 ook Microsoft Office Online zodat je vanuit je webbrowser een Word document kunt bewerken of een Excelsheet kunt aanvullen. In Microsoft 365 zit bovendien het pakket Microsoft Office Mobile dat je installeert op je tablet of telefoon.

Opslag van je documenten gaat vanaf nu in OneDrive voor je persoonlijke documenten. De documenten die je wilt delen met collega’s sla je op in Sharepoint. Voor het mailverkeer gebruik je Exchange Online, de uitgebreide emailserver van Microsoft zodat je je emailarchief, agenda en adresboek naadloos kunt synchroniseren met al je apparaten.

Zo maak je met Microsoft 365 jouw bedrijf tot een flexibele organisatie die aan alle verwachtingen kan voldoen en goed inspeelt op de eisen van deze tijd. Microsoft 365 is eenvoudig te installeren, makkelijk te beheren en altijd voorzien van de meest recente softwareversies van de Microsoft-producten. Bovendien is het veilig. Alleen jij bepaalt wie er bij de bestanden kan. Voor buitenstaanders zijn ze niet toegankelijk.

Blue ICT wil graag met jou de mogelijkheden bespreken en bekijken welk pakket van Microsoft 365 het beste past bij de situatie in jouw bedrijf.

Microsoft 365 bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Microsoft Office 2021
Dit is de normale desktopversie van het vertrouwde Office die bestaat uit onder andere Word, Excel en Outlook. Deze software wordt zoals we al jaren gewend zijn, geïnstalleerd op je Pc, laptop of Mac. Je krijgt automatisch en zonder extra kosten de volgende versies van Office.

Zo heb je niet alleen zonder extra kosten altijd de meest recente versie, het voorkomt ook dat in een bedrijf verschillende versies door elkaar gebruikt worden. Voorheen werden die pakketten meestal nieuw aangeschaft als er een Pc bijgeplaatst werd en omdat er dan een nieuwere versie gekocht werd dan waar de bestaande Pc’s al op werkten, kreeg je dus een rommelig geheel van verschillende Office-versies in een bedrijf. Met Microsoft 365 heb je dat probleem niet meer.

2. Microsoft Office Online
Hiermee kun je via je webbrowser inloggen en de Office pakketten direct gebruiken. Je hoeft dus geen software vooraf te installeren en je hebt dus ook geen aparte licentie voor deze computer nodig. Dit is handig als je als gast inlogt op een Pc waarop je normaal gesproken niet werkt. Je kunt dan in Microsoft Office werken zonder dat dit pakket is geïnstalleerd.

Als je dus je eigen computer even niet bij de hand hebt, bijvoorbeeld in een hotel, bij een klant of op een Pc in het magazijn dan kun je dus vanuit de Internet Explorer-browser in je browser werken aan een Excel-sheet, PowerPointpresentatie of een Word-document.

3. Microsoft Office Mobile
Dit is de mobiele versie van Office die geïnstalleerd wordt op telefoons en tablets. Hiermee kun je in Word, Excel en PowerPoint werken op bijvoorbeeld je iPad, iPhone of Android-telefoon. De software is aangepast aan het kleinere schermformaat van deze apparaten en is geschikt om met touch te bedienen. Om documenten uit te wisselen tussen de mobiele apparaten en je vaste computers wordt gebruik gemaakt van OneDrive.

4. One drive
OneDrive is je persoonlijke opslag. Je kunt hiermee jouw documenten delen tussen je Windows-desktop, iMac, Macbook, Windows-laptop, tablet en telefoon. In OneDrive sla je allerlei soorten documenten op zoals Word-documenten, Excel-sheets, foto’s, video’s, PDF-documenten, Photoshop-documenten, enz. Het is niet alleen voor Microsoft-producten maar voor alle soorten bestanden.

OneDrive is vergelijkbaar met de map [Mijn documenten]. Een voordeel van OneDrive is dat je in je documenten kunt werken op alle apparaten die je gebruikt. Bovendien staat je data veilig. Bij een crash van de computer is de data makkelijk terug te halen vanaf OneDrive. OneDrive is gemaakt voor de documenten waar je alleen zelf in werkt. OneDrive is niet bedoeld voor het delen van data met collega’s. Om data te delen met collega’s gebruik je Sharepoint.

5. Exchange online
Dit is de uitgebreide emailserver van Microsoft. Zonder dat je als bedrijf een eigen Exchange server hoeft aan te schaffen kun je nu gebruik maken van alle mogelijkheden van Outlook.

Er is een naadloze synchronisatie van je hele email/agenda/contacten/taken met al je apparaten: Pc, Mac, laptop, tablet, telefoon, etc. Als je dat wilt kun je jouw mailbox/agenda/contacten met je collega’s delen en zelfs openbare emailmappen aanmaken (zoals info@jebedrijfsnaam.nl of administratie@jebedrijfsnaam.nl). Dit werkt echt ideaal. Je collega’s kunnen in je agenda zien wanneer je bezet bent en kunnen zelf een afspraak voor jou inplannen.

Als je onderweg bent, krijg je deze afspraak direct op je iPhone binnen. Dus geen extra kabeltjes aansluiten, geen icloud of andere diensten noodzakelijk. Tevens wordt er een back-up van je hele Outlook omgeving gemaakt. Dus als je Pc wordt gestolen of defect raakt, ben je geen emailarchief kwijt.